Einladung zur Ruhestandsfeier für eine Kollegin oder einen Kollegen, mit Abschiedssammlung und Reden
Eine Ruhestandsfeier für eine Kollegin oder einen Kollegen scheitert meist an Kleinigkeiten: Die Person erfährt es zu früh, die Reden ziehen sich, oder die Sammlung geht zwischen den Schreibtischen verloren. Diese Seite gibt dem ganzen Team einen Ort, an dem alle Termin, Raum, Ablauf und die Möglichkeit zum Mitgeben finden. Sie entscheiden, wer den Link bekommt. Sie können die Verabschiedung im Chat beschreiben und die Seite danach von Hand anpassen.
Beispielseiten für Einladung zur Verabschiedung in den Ruhestand
Was auf die Seite für Einladung zur Verabschiedung in den Ruhestand gehört
- Datum, Uhrzeit und Raum, mit Kartenlink, falls die Feier außerhalb stattfindet
- Ein kurzer Ablauf: Begrüßung, Reden, Übergabe der Geschenke, Kuchen und die Zeit, zu der Gäste gehen können
- Wer in den Ruhestand geht, die Funktion und die Anzahl der Dienstjahre, in einem ehrlichen Satz
- Ein Hinweis zur Abschiedssammlung: der gewünschte Betrag, wer den Umschlag entgegennimmt oder wie außerhalb der Seite bezahlt werden kann
- Hinweise zur Kleidung sowie zur Anfahrt und Parkmöglichkeiten, falls das Team an verschiedenen Standorten sitzt
- Eine Rückmeldung mit Ja oder Nein, der Anzahl der Gäste, einer Notiz und bis zu sechs Fragen, etwa „Möchten Sie eine Rede halten?“
- Ihr Name als Gastgeber, damit Antworten bei Ihnen ankommen und Sie die Summen der Gästeliste selbst prüfen können
Die Seite enthält ein RSVP-Formular: Gäste sagen zu oder ab, geben an, wie viele kommen, und beantworten Fragen, die Sie stellen (Allergien, E-Mail, Telefonnummer). Für jede Antwort erhalten Sie eine E-Mail, dazu eine Gästeliste mit CSV-Export.
Wann Sie die Einladung verschicken
- Vier Wochen vorher: Raum buchen, den Termin mit der Vorgesetzten oder dem Vorgesetzten abstimmen und den Link nur an Personen schicken, bei denen Sie sicher sind, dass sie dichthalten
- Drei Wochen vorher: In der Rückmeldung fragen, wer sprechen möchte, und für jede Rede eine ungefähre Zeitbegrenzung festlegen
- Zwei Wochen vorher: Die Gästezahl mit der Raumgröße abgleichen und dem Caterer oder der Location die Anzahl mitteilen
- Eine Woche vorher: Die Abschiedssammlung außerhalb der Seite einsammeln und notieren, wer bezahlt hat, damit niemand zweimal erinnert werden muss
- Am Tag davor: Den Ablauf für die Redner ausdrucken und Zeitpunkt für Kuchen und Geschenkübergabe bestätigen
Formulierungen, die Sie verwenden können
- “Kommen Sie am Donnerstag, 14. März, um 17 Uhr in den Seeraum, um sich bei Susanne für zweiundzwanzig Jahre im Unternehmen zu bedanken.” Verwenden
- “Bitte kommen Sie und verabschieden Sie Thomas mit ein paar guten Reden, einem Stück Kuchen und einer Karte, die er behalten wird.” Verwenden
- “Wir sammeln für ein Abschiedsgeschenk für Susanne. Geben Sie, was Ihnen passend erscheint. Der Umschlag liegt bis Freitag bei Petra am Empfang.” Verwenden
- “Bitte behalten Sie das bis zum Tag für sich: Thomas weiß noch nichts davon. Leiten Sie den Link deshalb bitte nicht außerhalb des Teams weiter.” Verwenden
- “Wenn Sie ein paar Worte über Thomas sagen möchten, kreuzen Sie in Ihrer Rückmeldung das Feld für Redebeiträge an, dann setzen wir Sie auf den Ablauf.” Verwenden
- “Die Feier beginnt um 16 Uhr und endet gegen 18 Uhr. Sie sind herzlich eingeladen, nach den Reden so lange zu bleiben, wie Sie möchten.” Verwenden
- “Sagen Sie uns Bescheid, wenn Sie nicht kommen können, aber trotzdem zur Sammlung beitragen möchten. Wir sorgen dafür, dass das Geld Susanne erreicht.” Verwenden
- “Danke für alles, was Sie für das Team getan haben, Thomas. Bitte kommen Sie und verabschieden Sie sich mit uns von ihm.” Verwenden
Fragen
- Wie halte ich eine Ruhestandsfeier geheim?
- Die Seite ist für jeden offen, der den Link hat. Teilen Sie ihn deshalb nur mit Personen, denen Sie vertrauen, und veröffentlichen Sie ihn nicht in einem Teamkanal, den die Person in den Ruhestand lesen kann. Verschicken Sie den Link per privater Nachricht oder direkter E-Mail an jeden Gast und bitten Sie darum, ihn nicht weiterzuleiten.
- Können Gäste die Sammlung über die Seite bezahlen?
- Nein. Die Seite nimmt keine Zahlungen entgegen. Schreiben Sie in der Einladung, wie gegeben werden kann, zum Beispiel per Umschlag bei einer namentlich genannten Person oder per Überweisung an Sie, und behalten Sie den Eingang selbst im Blick.
- Wie organisiere ich die Reden?
- Fügen Sie der Rückmeldung eine Frage hinzu, wer sprechen möchte. Die Antworten erscheinen in der Gästeliste. Daraus können Sie den Ablauf erstellen und jeder Rednerin und jedem Redner Zeitpunkt und Zeitlimit mitteilen.
- Kann ich die Seite nach dem Versand noch ändern?
- Ja. Sie können Uhrzeit, Raum, Ablauf oder Hinweise von Hand ändern oder im Chat um Änderungen bitten. Gäste öffnen weiterhin denselben Link, deshalb sollten Sie sie informieren, wenn sich etwas Wichtiges geändert hat.
- Was bekomme ich, wenn Personen antworten?
- Sie erhalten für jede Antwort eine E-Mail, eine Gästeliste mit Summen für Zusagen, Absagen und Gästezahlen sowie eine CSV-Datei, die Sie für den Raum, den Caterer und die Teamliste verwenden können.
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